Het VUmc gebruikt momenteel van Culicart het Medewerkersportaal Menukeuze en bereidt zich voor op de benutting van Uitgiftebestellingen. Wat zijn de ervaringen? Welke winst levert het op? Trudy van Mens is voedingsassistente op de afdeling Oncologie. Laura Neuteboom is leidinggevende Voedingsadministratie en functioneel beheerder van Culicart. Over het meest grote voordeel van Culicart zijn zij helder. Trudy: “Veel minder papieren rompslomp. Je hebt een tablet in je hand, daar staat het menu volledig op. Je hoeft slechts het menu dat de patiënt wenst in het Medewerkersportaal Menukeuze aan te tikken. In één moeite door houdt Culicart ook bij welke patiënt je wel of niet hebt gehad. Het Medewerkersportaal is heel makkelijk voor voedingsassistenten om mee te werken.”
Veel minder foutgevoelig
Trudy: “Voorheen gebruikten we papieren formulieren. Die vulden de patiënten zelf in en we moesten daar constant achteraan zitten. Die formulieren moesten uiterlijk half twaalf bij de voedingsadministratie zijn voor inscannen. Dat waren pakken papier, en soms ging het scannen mis met twee formulieren op elkaar in het scanapparaat. Het onderliggende formulier werd niet gescand en een patiënt kreeg dan een verkeerde of helemaal geen maaltijd. Of een door de patiënt niet goed zwart gemaakt hokje kwam in de scan niet mee. Die fysieke controles kostten veel tijd. Culicart is veel minder foutgevoelig.” Laura: “Ook scheelt Culicart de kosten van het scanapparaat en bijbehorende software. Je hebt alleen de eenmalige aanschaf van tablets en dan ben je helemaal klaar voor Culicart. Op jaarbasis scheelt Culicart ons concreet geld.”
Flexibeler invoeren op een later moment
Op grond van die al of niet complete scans van papieren bestellingen kreeg de kok vervolgens zijn of haar werklijst. Laura: “Nu, door Culicart, hebben we dat sluitmoment van halftwaalf naar 12 uur kunnen trekken. Dat scheelt toch. En daar komt bij: we hebben ook patiënten die in de middag van nuchter afkomen of van een onderzoek terugkomen. Evenals patiënten die een ander dieet krijgen. Ook voor hen kunnen we nog heel makkelijk in de middag een menukeuze invoeren. Voorheen, met een papieren formulier, was dat toch lastiger.” Ook geeft Laura aan dat Culicart tijd en geld scheelt bij de Voedseladministratie: “Daar hebben ze nu minder tijdbeslag zoals door het vervallen van het scannen.” Ook belangrijk: door alle afdelingen heen zijn er nooit bereikstoringen omdat voor Culicart de wifi altijd goed werkt. Laura: “Wel is de enige voedingsassistente handiger met de updates dan de andere. Verder zouden we graag zien dat we minder vaak de wachtwoorden moeten aanpassen, toch extra werk met ook een foutkans.”
Extra uitdaging voor oncologische patiënten
Voor elke patiënt is goede en lekkere voeding belangrijk, maar voor oncologische patiënten ligt er een extra uitdaging. Trudy: “Die willen we niet voeden, maar verwennen. Deze patiënten hebben vooral calorieën en eiwitten nodig. Alles wat we hen via Culicart op dit vlak gemakkelijk kunnen aanbieden helpt de patiënt bij het herstel. Maar ook is goede voeding essentieel voor het bereiken van de juiste bloedwaarden. Die zijn nodig om na verloop van tijd weer een kuur te kunnen ondergaan.” Trudy noemt nog een belangrijk element: “Een oncologische patiënt heeft last van een verandering van geur en smaak en vaak een kwetsbare mond met slik- en passageproblemen. Voor ons de uitdaging om voedzaam eten aan te bieden waar ze tegelijkertijd ook plezier aan beleven.”
Suggestie voor Culicart
VUmc hanteert niet een apart menu voor oncologische patiënten. Laura: “Zij eten met de reguliere voeding van de andere patiënten mee. Wel biedt Culicart de mogelijkheid om een apart menu voor oncologische patiënten aan te maken. Wij zoeken het meer in de gerechten met meer dan gemiddeld eiwitten én de tussendoortjes. Op een dag tellen we zes eetmomenten en de tussendoortjes zijn verrijkt met eiwitten.”
Ook aantrekkelijk: Uitgiftebestellingen
Laura en Trudy weten dat Culicart heel veel mogelijkheden biedt. Laura: “Maar je moet ook je medewerkers en processen hierin meekrijgen. Dus rollen we de mogelijkheden gefaseerd uit, zodat iedereen eraan kan wennen. Niet alle medewerkers hebben direct evenveel handigheid met of interesse in digitalisering.” Trudy: “We voeren bijvoorbeeld eerst de mogelijkheid van de avondmaaltijden in. De volgende stap zal zijn dat ik mijn boodschappen kan invoeren.” Laura: “Ik heb natuurlijk ook te maken met een keuken die hierin meegenomen moet worden.” Eén van die functionaliteiten die nog gaat worden uitgerold is Uitgiftebestellingen. Trudy: “Elke dag vullen we een formulier in, dat noemen wij het boodschappenmandje. Zoals voor broodbeleg, zuivel, brood en eieren. Dat formulier moeten we nu nog fysiek naar beneden brengen voor uitvoering. Straks hoeven we ook deze bestellingen alleen nog maar in Culicart aan te tikken. Dat scheelt weer schrijfwerk, papier en een loop. Die gewonnen tijd kunnen we dan aan de patiënten besteden. En evenals bij het Medewerkersportaal Menukeuze is dit digitale proces veel minder foutgevoelig.”
Voedingsassistente: prachtig vak
Wat maakt het vak van voedingsassistente voor Trudy bijzonder? “Eerder werkte ik in een totaal andere sector. Het mooie van dit werk is dat je mensen die problemen hebben met eten kan helpen door daar creatief over mee te denken. Wat ik hen kan geven om dit te verlichten, is mijn grootste uitdaging: patiënten niet alleen eten geven, maar hen daar ook nog eens blij mee maken door iets lekkers te serveren. Het bijzondere is dat dit ultiem maatwerk is. Elke patiënt heeft zijn of haar eigen uitdagingen. Heel mooi en dankbaar werk.” Laura: “We koken zelf in VUmc en dat maakt ons in dit maatwerk heel flexibel en Culicart past zich hier eveneens flexibel bij aan.”
Digitale keuken
Ook VUmc lonkt naar de Digitale Keuken van Culicart waarin je onder ander je productie kunt digitaliseren en portioneren. Laura: “Onze wens is te gaan naar á la carte, of het door ons uitvoerbaar is weet ik niet. De patiënt zou dan in verschillende tijdsblokken kunnen eten. De Digitale Keuken maakt dit mogelijk. Uiteraard komt hier veel bij kijken, want je moet rekening houden met een andere logistiek met maaltijdwagens en aangepaste werkzaamheden voor de voedingsassistent.” Iets anders wat Laura ook aantrekt: “Met de Digitale Keuken kun je maaltijdkaarten in de keuken zelf printen met etiketten met de maaltijd van de patiënt erop vermeld.”
