Zorgorganisatie Alkcare rolt momenteel het Medewerkersportaal in Culicart uit, met als voordeel de vergaande digitalisering van het menukeuzeproces voor de bewoners. De medewerkers zijn enthousiast. Govert Zielinski is teamleider Grootkeuken: “Ik hoef niet meer te wachten op de menulijsten om vervolgens een dag druk te zijn met het inscannen daarvan.”
Alkcare is een kleine organisatie die groot is in Alkmaar Noord. Govert: “Bij al onze activiteiten laten wij ons leiden door de specifieke vraag van de cliënt. Die vraag beantwoordt Alkcare met deskundige en zo nodig innovatieve zorg-, hulp- en dienstverlening.” Alkcare biedt lang- en kortdurend verblijf op haar beide locaties: ’t Rekerheem en de Oldeburgh. Govert: “Bijzonder is dat Alkcare een eigen grootkeuken in huis heeft.”
Irritatie over bestaand proces
Hoe kwam Govert eigenlijk op het spoor van Culicart? Govert: “Deze functie bekleed ik nu een half jaar. Hiervoor was ik kok in dezelfde organisatie en wist al van het hele papieren menuproces af. Pas toen ik echt op deze stoel kwam te zitten ontdekte ik dat het op tijd en compleet verwerken van al die papieren lijsten irritaties opriep op de afdelingen. Ook vond ik het continu uitprinten van alle lijsten totaal niet duurzaam, vooral omdat we die de dag erna, na verwerking, in de prullenbak gooiden. Voor mij een enorme trigger om dit proces efficiënter en duurzamer te laten verlopen. En toen kwam Culicart in beeld.”
Minimaliseren van foutmarges
Alkcare digitaliseert nu gefaseerd het menukeuzeproces voor de bewoners met het Medewerkersportaal van Culicart. Govert: “De grootste voordelen ten opzichte van onze oude papieren werkwijze? Het minimaliseren van de foutmarges. Neem de papieren lijsten voor de menukeuze die we handmatig invulden en in moesten scannen; die kunnen we nu niet meer kwijtraken. Digitaal staat nu al die informatie op één centraal punt.”
Intuïtieve, laagdrempelige app
Ook de medewerkers zijn razend enthousiast, benadrukt Govert: “Ze gaan langs de afdelingen en vullen op de tablet de menukeuze van de bewoner in. Dit is enorm tijdbesparend. Daar komt bij: Culicart is een intuïtieve, laagdrempelige app. De collega’s vinden hierin heel snel hun weg. Negen van de tien medewerkers snappen het direct. Dit vergemakkelijkt nog eens de acceptatie. Kortom, tijdbesparing, gemak en alles verloopt rechtstreeks in het systeem, de medewerkers hoeven niets meer in te leveren. Ze vullen het in en ik kan het direct checken.” Wel rolt Alkcare Culicart bewust gefaseerd uit: “Zo’n oplossing is niet direct weggelegd voor elke medewerker, hoe laagdrempelig het ook is. We hebben er dus over nagedacht hoe we dit goed op de medewerkers gaan overbrengen, zodat iedereen er in een tijdspanne van twee maanden mee kan werken. Zonder direct overspoeld te raken door alle informatie uit Culicart.”
Meerdere voordelen
Govert noemt nog een voordeel: “Ik hoef niet meer te wachten op de lijsten om vervolgens een dag druk te zijn met het inscannen daarvan. Dus de tijdsmarge tussen het invullen van de maaltijden en het vervolgens bestellen ervan, is ingekort.” Uiteindelijk komt dit ook de cliënten ten goede, oordeelt Govert: “We krijgen steeds meer hulpbehoevende ouderen binnen, ook met dementie. Dit vereist maatwerk in de zorg, maar ook kunnen steeds meer cliënten de menulijst niet meer zelf correct invullen. Ze kruisen bijvoorbeeld alle vakjes aan en dan komt er bij mij in het systeem een fout omdat een bewoner ineens twee warme maaltijden heeft op één dag.”
Dat doet de zorg straks allemaal met Culicart op de tablet en vanuit het Medewerkersportaal. Dit proces verloopt daardoor sneller, efficiënter en met minder fouten.” Door al die tijdsbesparing hebben Govert en zijn collega’s nu meer tijd en aandacht voor de feitelijke voedingsproducten die men kan bestellen. Govert: “Plus dat de koks uiteindelijk ook meer tijd hebben gekregen om die producten te koken.”
Eerst de basis, dan de andere mogelijkheden
Het Medewerkersportaal in Culicart levert al snel veel voor beleid bruikbare data op. Wat gaat Govert daarmee doen? “Op dit moment focussen we nog op de basis: het uitrollen van Culicart is nu nog heel praktisch gericht vanuit één kernvraag: hoe bereiken we dat we hier in huis alles rondom voeding kunnen digitaliseren? Als de basis is gelegd willen we het uitbreiden met alle andere mogelijkheden die Culicart ons verder nog biedt. Zoals het analyseren van wat we zien op eetgebied bij de bewoners. Vanuit dat startpunt gaan we verder kijken naar wat we nodig hebben van wat Culicart nog allemaal meer biedt.”
Aanbeveling
Tot slot: heeft Govert nog een wens ten aanzien van Culicart? Govert: “Ik zou als gebruiker graag bepaalde punten in het systeem makkelijker zelf kunnen aanpassen. Ga ik aan de slag met Culicart als beheerder? Dan zijn aanpassingen niet snel door te voeren. Een willekeurig voorbeeld: ik zou alle menubestellingen per eetlocatie willen selecteren. Dat is nu niet mogelijk, maar inzichten op basis van die data hebben we hier wel nodig.”
